Nel mio continuo percorso di esplorazione di strumenti e strategie per ottimizzare l’operatività professionale, mi sono imbattuto di recente in un interessante articolo pubblicato su Zapier, che ha catturato la mia attenzione sull’uso di Notion per creare una lista di cose da fare ben oltre il concetto tradizionale. Personalmente, riconosco la frustrazione che molti professionisti come me provano quando le liste di attività diventano un labirinto, portando a inefficienza, opportunità mancate e la costante paura di essere obsoleti di fronte a chi adotta soluzioni più avanzate. Questo articolo, a mio avviso, offre una prospettiva preziosa su come affrontare queste sfide.

Il punto chiave che ho colto è che la semplice annotazione di un compito non è più sufficiente. Per un professionista, la produttività non riguarda solo l’esecuzione, ma anche la contestualizzazione, la prioritizzazione e l’integrazione delle attività con obiettivi più ampi. L’articolo di Zapier non si limita a proporre un template, ma illustra un intero framework per la gestione delle attività che, secondo me, merita una profonda riflessione.

La strategia presentata si basa sull’utilizzo delle potenti funzionalità di database di Notion. Non parliamo di una lista lineare, ma di un sistema interconnesso dove ogni “task” può essere collegato a un “progetto“, un’ “area di responsabilità” o persino a specifici “obiettivi strategici“. Questo è fondamentale per superare la sensazione di lavorare a compartimenti stagni. Immagina, ad esempio, di non dover più saltare tra fogli di calcolo e note sparse per capire lo stato di un progetto. Con una “relazione” tra la tua lista di “Task” e il database dei tuoi “Progetti”, potrei vedere il progresso complessivo di un progetto – ad esempio, una “rollup” mi mostrerebbe che il 70% delle attività per il lancio del nuovo servizio sono state completate. Questo non solo migliora la mia capacità di supervisione, ma mi offre anche un feedback immediato sull’andamento, mitigando la paura di perdere il controllo o di mancare scadenze importanti.

L’aspetto più trasformativo che l’articolo evidenzia è l’integrazione con strumenti di automazione, come Zapier stesso. Qui è dove la velocità di esecuzione e l’efficienza raggiungono un altro livello. Ho sempre cercato modi per ridurre il tempo dedicato a compiti ripetitivi e amministrativi, che spesso ci distolgono da attività a maggiore valore aggiunto, come l’acquisizione di nuovi clienti o lo sviluppo di nuove competenze. L’articolo suggerisce, ad esempio, di automatizzare la creazione di un nuovo task in Notion ogni volta che una riunione termina. Questo significa che, una volta concluso un meeting con un potenziale cliente, non devo più ricordarmi di inserire manualmente i “follow-up” – il sistema lo fa per me, riducendo la possibilità di dimenticanze e liberando la mia mente per focalizzarmi sulla strategia. Oppure, pensiamo alla ricezione di un riepilogo quotidiano delle mie “Priorità di oggi” direttamente nella mia casella email o su Slack. Un’automazione come quella descritta mi garantirebbe di iniziare la giornata con chiarezza, senza perdere tempo a navigare tra mille schede. Questi sono esempi concreti di come l’automazione può non solo risparmiare tempo, ma anche rafforzare la mia disciplina e la mia capacità di comunicazione interna ed esterna.

Il mio commento critico, sebbene positivo, è che l’implementazione di un sistema così robusto richiede un investimento iniziale di tempo per la configurazione e per familiarizzare con le logiche di database e automazione. Non è una soluzione plug-and-play per chi cerca un rimedio immediato senza sforzo. Tuttavia, ritengo che l’articolo illustri in modo convincente come questo sforzo iniziale sia più che ripagato dai benefici a lungo termine. Per il professionista che mira alla crescita, all’ottimizzazione e a mantenere la propria rilevanza in un mercato in continua evoluzione, adottare un approccio così strutturato alla gestione del lavoro non è solo un miglioramento della produttività, ma una vera e propria strategia di innovazione personale. È un modo per trasformare la paura dell’inefficienza in un’opportunità per eccellere.

Considerando la tua realtà professionale, quali sono le maggiori sfide che incontri nel superare i limiti di una semplice to-do list? Rifletti su come un approccio più integrato e automatizzato potrebbe trasformare il tuo flusso di lavoro e, se ti va, condividi le tue intuizioni.